fotolijn

Digitale nieuwsbrieven

Een e-mailbericht naar meer dan 25 adressen wordt aangemerkt als bulkmail. Het is dan verplicht het protocol bulkmail en e-mailnieuwsbrieven te volgen. Door te werken met de nieuwsbrievenapplicatie, voldoe je automatisch aan alle richtlijnen. Makkelijk toch?!

Wanneer kan je bulkmail / nieuwsbrief verzonden worden?

Zelf je verzending inplannen

Sinds 1 december 2016 kun je zelf je e-mailnieuwsbrieven inplannen. Het klaarzetten, inplannen en verzenden van nieuwsbrieven kan op alle dagen van de week, maar houd rekening met de volgende punten:

  • Check heel goed of alle velden in de nieuwsbrieveneditor zijn ingevuld (onderwerp, afzender, beantwoord-aan, eventuele bijlage (max. 1MB), het bericht zelf met daarin duidelijk de doelgroep en opt-out-link vermeld. Zie ook bulkmailprotocol en de checklist verderop op deze pagina)
  • Zorg voor een actuele verzendlijst! Je kunt zelf een bestaande lijst updaten door nieuwe personen te importeren op een bestaande lijst, of een nieuwe lijst aanmaken via de editor (zie ook verderop op deze pagina)
  • Verzending in oneven weken, op woensdag en donderdag, is niet mogelijk in verband met @-scout
  • Probeer niet meer dan één mailing per dag te versturen vanuit je team of regio, indien een doelgroep overeenkomstige ontvangers bevat: ontvangers zullen dit als vervelend ervaren
  • Ga altijd na of een ander medium niet beter geschikt is! Bijvoorbeeld vermelding in @-scout, een bestaande nieuwsbrief van je team of regio etcetera. Minder maar kwalitatief betere mail vanuit jouw organisatie is altijd effectiever: één goede nieuwsbrief wordt beter gelezen dan zes losse mailtjes.
  • Het is aan te raden nieuwsbrieven overdag te verzenden, op werkdagen tussen 08.00 en 21.00 uur. Gezien de vele scouts die in het weekend actief zijn heeft verzending op weekenddagen niet de voorkeur gezien de attentiewaarde.
  • Mailings groter dan 3.000 ontvangers moeten vooraf altijd door het bulkmailteam gecheckt en ingepland worden. Neem hiervoor minimaal 48 uur voor verzending contact op met Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Het is niet toegestaan mailings met verzendlijsten van deze omvang zelf in te plannen!
  • Promotionele mailings van landelijke ledenactiviteiten en landelijke teams (dus mails naar nog niet ingeschreven deelnemers/medewerkers etc.) moeten altijd door het bulkmailteam gecheckt en ingepland worden. Bij twijfel neem contact op met de communicatieadviseur van het landelijk servicecentrum die gekoppeld is aan jouw activiteit of mail het bulkmailteam.

    Bij misbruik zijn de gevolgen direct ten lasten van de onderliggende organisatie en de individuele gebruiker. 

Inplannen door het bulkmailteam
Zelf niet in de gelegenheid een e-mail in te plannen? Of ben je conform bovenstaande richtlijnen verplicht je mail door het bulkmailteam te laten versturen?

  • Mail je verzendverzoek naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. 
  • Verzending in oneven weken, op woensdag en donderdag, is niet mogelijk in verband met @-scout
  • Verzending in het weekend? Bulkmail aanleveren op vrijdag voor 12.00 uur.
  • Spoed? Dat kan altijd een keer gebeuren. Bel voor de zekerheid even met team communicatie op het landelijk servicecentrum via 033-4960911 zodat we je snel kunnen helpen

Waar let je op bij het maken van je mailing?

  • Copy-paste alleen maar platte tekst (vanuit bijvoorbeeld 'Kladblok' en niet vanuit bijvoorbeeld Word) in je template, zodat de opmaak goed wordt overgenomen. Check als je klaar bent nog even of alle lettertypes en groottes netjes zijn.
  • Zijn alle velden in het template netjes ingevuld?
  • Geef altijd, bovenaan of onderaan de mail, aan voor wie (welke functie) het bericht bestemd is, en wie de afzender is: Dit bericht is verzonden aan alle XXXX van XXXX van Scouting Nederland.
  • Check het afzenderadres (altijd: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.) en het retouradres (bij voorkeur geen persoonlijk adres, maar een team, bijvoorbeeld Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.).
  • Check of het onderwerp is ingevuld
  • De eventuele bijlage is niet groter dan 1MB, afbeeldingen in de nieuwsbrief niet groter dan 100kb (veel nieuwsbrieven worden mobiel gelezen, dus hoe kleiner hoe beter!)
  • Check of de afmeldlink in de mail staat (altijd, dit is wettelijk verplicht). Mis je 'm? Voeg de tag {unsubscribe}Uitschrijven voor deze nieuwsbrief{/unsubscribe} toe.

Klaarzetten of aanleveren van adressen

  • Draai je selectie uit Scouts Online om de benodigde adresgegevens te verzamelen. Bewerk de selectie naar een .csv bestand:
    • Kopieer uit je excel bestand de kolom met namen en de kolom met e-mailadressen naar een nieuw excelbestand
    • Noem in het bestand de kolommen 'name' (voor- en achternaam) en 'email', deze titels staan in de eerste regel van het bestand
    • Je kunt het .csv bestand opslaan door in Excel 'Opslaan als' CSV te kiezen
    • Voeg in je maillijst altijd je eigen mailadres en Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. ter controle toe

Zelf een verzendlijst toevoegen voor eigen verzending van de nieuwsbrief

  • Via de knop 'Bewerk users' in deze applicatie kun je zelf je adressenlijst importeren in een bestaande mailinglist of een nieuwe mailinglist:
    • Kies 'Importeren'
    • Kies 'Bestand' en selecteer het .csv bestand vanaf je computer of maak gebruik van de copy/paste mogelijkheid direct in het importveld
    • Kies onderaan het scherm een bestaande lijst, of kies 'Schrijf gebruikers in op nieuwe lijst' en geef deze lijst een naam
    • Klik op importeren, je gebruikers zijn nu toegevoegd aan de lijst
    • Selecteer bij 'bewerken nieuwsbrieven' de goede (eventueel nieuwe) lijst waaraan je de nieuwsbrief wilt versturen

Verzending via het bulkmailteam

  • Stuur je .csv bestand met de kolom 'name' en 'email' mee met het verzendverzoek aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Bij het maken van een selectie dien je rekening te houden met de privacyregels die vanuit wet- en regelgeving en vanuit Scouting Nederland zijn vastgesteld op het gebied van verstrekken van persoonsgegevens. Je leest een en ander hier terug.

Verzenden van de nieuwsbrief

Zelf versturen

Je kunt zelf de nieuwsbrief klaar zetten voor verzending. Kies hiervoor voor de knop 'Voorbeeld/verstuur'. Je krijgt een voorbeeldnieuwsbrief te zien, een mogelijkheid om een test nieuwsbrief te versturen en bovenin zie je de knop planning staan. Je kunt de nieuwsbrief voor verzending inplannen, ten minste vijf minuten in de toekomst, of een gewenst later tijdstip. 

Laten versturen door het bulkmailteam

Om je nieuwsbrief te laten versturen, stuur je een e-mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. met daarin de gewenste verzenddatum en eventueel tijd. Geef aan om welke nieuwsbrief het gaat doormiddel van de titel of het nieuwsbrief-ID. Geef aan wat de verzendlijst is en/of voeg het .csv bestand toe, als je dit nog niet zelf hebt klaargezet in de applicatie. Team communicatie beoordeelt de tekst en corrigeert deze indien nodig op spel- en stijlfouten. Team communicatie zal een mail niet inhoudelijk wijzigen. Een bulkmail wordt tegengehouden wanneer:

a. Het aantal ontvangers te gering is (<25)
b. De selectie niet correct is / niet correct is aangeleverd
c. De ontvangers onnodig ‘gespamd’ worden / er een ander communicatiemiddel beter geschikt is
d. Berichten / bijlagen / documenten te groot zijn

Je ontvangt altijd een bericht als je e-mail niet verzonden wordt. De medewerker van Team communicatie bekijkt dan samen met jou wat de beste oplossing is om je bericht toch bij de (juiste) doelgroep te krijgen.

Doorgaans kan bulkmail in een zeer korte tijd verstuurd worden. Toch is de aanbeveling in je (communicatie)planning rekening te houden met het versturen van berichten, zodat je enkele dagen voordat je e-mailing verzonden moet worden, alles kunt aanleveren bij Team communicatie.